项目采购管理知识库

规划采购管理是记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方的过程。

• 确定是否需要外部采购
• 确定采购什么、如何采购
• 制定采购管理计划
• 编制采购文档

有效的采购规划需要综合考虑项目需求、市场条件和组织政策。

• 项目章程
• 商业文件
• 项目管理计划
• 项目文件
• 组织过程资产

规划采购管理过程产生的主要输出是采购管理计划和相关文档。

• 采购管理计划
• 采购策略
• 招标文件
• 采购工作说明书
• 自制或外购决策

实施采购是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。

• 发布招标公告
• 召开投标人会议
• 接收投标或建议书
• 评估提案
• 选择合格卖方

采用有效的采购实践可以显著提高采购效率和供应商质量。

• 建立明确的评估标准
• 进行供应商资格预审
• 使用加权评分系统
• 谈判技巧与策略
• 合同类型选择

采购实施中常会遇到各种挑战，提前识别并制定应对策略至关重要。

• 供应商响应不足
• 提案不符合要求
• 预算限制
• 交付时间紧张
• 法律和合规问题

控制采购是管理采购关系、监督合同绩效、实施必要变更和纠偏的过程。

• 确保双方履行合同义务
• 管理采购关系
• 监督合同绩效
• 处理变更请求
• 管理支付流程

采用适当的技术和工具可以有效监控采购合同的执行和绩效。

• 合同绩效审查
• 挣值管理(EVM)
• 采购审计
• 索赔管理
• 记录管理系统

基于监控结果，项目团队需要不断调整和优化采购管理策略。

• 更新采购文档
• 处理绩效问题
• 管理合同变更
• 解决争议
• 优化供应商关系

结束采购是完结单次项目采购的过程，需要确认所有工作和交付成果已完成。

• 确认所有交付物已接受
• 处理未决索赔
• 完成最终支付
• 释放保留金
• 更新记录反映最终结果

采用系统化的采购结束流程可以确保项目收尾的完整性和合规性。

• 采购审计
• 经验教训总结
• 合同档案整理
• 供应商绩效评估
• 正式收尾通知

结束采购过程产生的主要输出是已结束的采购和更新的组织过程资产。

• 已结束的采购
• 采购文档更新
• 最终合同绩效报告
• 经验教训登记册
• 供应商评估报告